INFORMATIONEN ZUR VERARBEITUNG UND ZUM SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN

Ziel dieses Dokuments ist es, in Übereinstimmung mit den entsprechenden Rechtsvorschriften, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (nachfolgend nur „DSGVO“), für betroffene Personen vollständige Informationen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die Rechtsanwaltskanzlei Vych & Partners, s.r.o. (nachfolgend nur „Anwaltskanzlei“) bereitzustellen, insbesondere darüber, welche ihrer personenbezogenen Daten für welchen Zweck und in welcher Weise verarbeitet werden und wem ihre personenbezogenen Daten zugänglich gemacht werden können, sowie auch über ihre Rechte in Verbindung mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.

1. Definition der Grundbegriffe

In diesem Dokument werden Wörter und Wortverbindungen (Begriffe) verwendet, denen in Übereinstimmung mit den entsprechenden Rechtsvorschriften folgende Bedeutung zukommt:

2. Fälle der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Anwaltskanzlei verarbeitet personenbezogene Daten betroffener Personen in den folgenden Fällen:

• im Zusammenhang mit der Erbringung von Rechtsdienstleistungen für Mandanten
• im Zusammenhang mit der Kooperation mit anderen Rechtsanwälten
• im Zusammenhang mit der Einstellung neuer Mitarbeiter und Beschäftigung derzeitiger Mitarbeiter
• im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Webseiten
• im Zusammenhang mit der Versendung von Geschäftsmitteilungen über Rechtsdienstleistungen
• im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme von Dienstleistungen und der Abnahme von Waren von unseren Lieferanten

3. Kategorien personenbezogener Daten

Zu den durch die Anwaltskanzlei üblicherweise verarbeiteten personenbezogenen Daten gehören (die Aufzählung dient der Veranschaulichung und schließt nicht die Verarbeitung weiterer, uns gegenüber offengelegter personenbezogener Daten aus):

Identifikationsdaten: akademischer Titel, Vorname, Nachname, Geburtsdatum und den Umständen entsprechend auch andere (z. B. Beruf oder Position, Personalausweisnummer, Reisepassnummer, Führerscheinnummer, IdNr., USt-IdNr., Kontonummer u. Ä.)

Kontaktdaten: Adresse des Wohnsitzes, Adresse der Arbeitsstelle, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ID des Datenpostfachs

Fotos: bei einigen Mandanten als Bestandteil des Beweismaterials, bei kooperierenden Rechtsanwälten und Angestellten auf den Webseiten der Anwaltskanzlei

Sensible Daten: Je nach Charakter des konkreten Falles können auch sensible Daten von Mandanten, kooperierenden Rechtsanwälten und Angestellten verarbeitet werden (z. B. Daten über die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaftsorganisation oder Daten zum Gesundheitszustand).

Daten zu krimineller Tätigkeit: Diese Daten verarbeiten wir in Bezug auf bestimmte Mandanten in Abhängigkeit vom Charakter des konkreten Falls (z. B. Daten im Führungszeugnis, Daten in der Strafakte).

Daten aus Cookies beim Besuch unserer Webseite: z. B. gewählte Sprache, Messung der Besucherzahlen der Webseite. Die Anwaltskanzlei verarbeitet keine Daten zur IP-Adresse, zum Standort der Besucher u. Ä.

Sonstige Daten von Interessenten an Rechtsdienstleistungen oder Stellenbewerbern: Daten im Lebenslauf, im Motivationsschreiben, in der Arbeitsbescheinigung oder Empfehlung des ehemaligen Arbeitgebers

Sonstige Mitarbeiterdaten: sämtliche Daten in Verbindung mit der Tätigkeitsausübung für die Anwaltskanzlei (z. B. Art der Tätigkeit und Tätigkeitseinstufung, Daten zu Arbeitsleistungen und Arbeitsergebnissen, Zahlungs- und Lohninformationen, Informationen über die Sozial- und Krankenversicherung u. Ä.)

4. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Anwaltskanzlei verarbeitet die vorstehenden personenbezogenen Daten für die nachstehenden Zwecke, und zwar auf der unten angeführten Rechtsgrundlage der Verarbeitung (im Interesse der Übersichtlichkeit sind die einzelnen Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung jeweils in Bezug zu den einzelnen Kategorien der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten angeführt. Die jeweiligen Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung können sich in einigen Fällen überschneiden):

5. Verarbeitungsdauer
   1. Die Anwaltskanzlei verarbeitet personenbezogene Daten zur Erfüllung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, und nur über den unbedingt notwendigen oder durch die entsprechenden Rechtsvorschriften festgelegten Zeitraum.
   2. Bestimmte Daten werden nur für die Dauer des Vertragsverhältnisses mit der betroffenen Person aufbewahrt und danach gelöscht bzw. vernichtet (z. B. Fotos der kooperierender Rechtsanwälte und Mitarbeiter).
   3. Weitere Daten werden auch über einen bestimmten Zeitraum nach Beendigung des Vertragsverhältnisses aufbewahrt. Die Anwaltskanzlei ist nämlich verpflichtet, die aus den entsprechenden Rechtsvorschriften resultierenden Archivierungsfristen zu respektieren, und muss bestimmte Dokumente, einschließlich der in ihnen angeführten personenbezogenen Daten, über den vorgeschriebenen Zeitraum archivieren (z. B. Mandantenakten 5 Jahre ab Beendigung der Erbringung von Rechtsdienstleistungen, Mitarbeiterdokumente 3 bis 30 Jahre).
   4. Einige weitere Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, bewahrt die Anwaltskanzlei im erforderlichen Ausmaß zur Geltendmachung und Wahrung ihrer Rechtsansprüche auf, und zwar für die Dauer der Verjährungsfristen gemäß den allgemein bindenden Rechtsvorschriften (3 bis 15 Jahre).
   5. Daten aus Cookies auf der Webseite bewahrt die Anwaltskanzlei nur für maximal 13 Monate auf.
   6. Sobald der Zeitraum abgelaufen ist, über den die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen für einen konkreten Zweck aufzubewahren sind, anonymisiert die Anwaltskanzlei die personenbezogenen Daten oder löscht sie vollständig aus den eigenen Datenbanken und Informationssystemen und skartiert die personenbezogene Daten enthaltenden Papierdokumente.

6. Quellen personenbezogener Daten
   1. Die Anwaltskanzlei erhebt personenbezogene Daten aus folgenden Quellen:

• direkt von betroffenen Personen
• von Mandanten
• von Behörden
• von der Gegenseite oder dem Vertreter der Gegenseite bei Streitigkeiten von Mandanten
• aus öffentlichen Quellen(öffentliche Register, öffentliche Evidenzen oder Verzeichnisse, im Internet öffentlich zugängliche Informationen, welche die betroffene Person selbst über sich veröffentlicht)
• von ehemaligen Mitarbeitern(z. B. Informationen in der Arbeitsbescheinigung oder Empfehlung des ehemaligen Arbeitgebers)

7. Art und Weise der Verarbeitung personenbezogener Daten
   1. Zur Verarbeitung personenbezogener Daten betroffener Personen kommt es sowohl in elektronischer Form mit Hilfe von Rechentechnik als auch in Urkundenform manuell. Die Anwaltskanzlei hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes der verarbeiteten personenbezogenen Daten implementiert, insbesondere Maßnahmen, damit es nicht zum unbefugten oder zufälligen Zugang zu personenbezogenen Daten, zu ihrer Änderung, Vernichtung, Verlust, unbefugten Übermittlung, unbefugten Verarbeitung oder ihrem anderweitigen Missbrauch kommt (z. B. Chiffrierung, Zugangssicherung durch Passwort, Sicherheitssoftware, Aufbewahrung in verschlossenen Schränken oder Räumen, Zugangsgenehmigung nur für ausgewählte Personen, welche die personenbezogenen Daten unbedingt zur Erfüllung der oben angeführten Verarbeitungszwecke benötigen). Alle Personen, denen diese personenbezogenen Daten zugänglich gemacht werden können, respektieren das Recht der betroffenen Person auf Schutz der Privatsphäre. Sie sind an die Verschwiegenheitspflicht gebunden und verpflichtet, gemäß den Datenschutzvorschriften zu verfahren. Darüber hinaus verlangen wir, dass die Anbieter unserer Speichergeräte die entsprechenden Sicherheitsstandards der Industrie erfüllen.
   2. Bei betroffenen Personen kommt es bei der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten weder zu automatisierten Entscheidungen noch zu einer Profilierung.
8. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten
   1. Die Anwaltskanzlei übergibt den nachstehenden Empfängern (nur bestimmte) personenbezogene Daten der betroffenen Personen bzw. kann solche an sie übergeben:

• öffentliche Stellen und Behörden(z. B. Gerichte, Verwaltungsorgane, Strafverfolgungsbehörden), wenn durch die Rechtsvorschriften vorgesehen
• sonstige Subjekte, sofern für den Schutz von Rechten unerlässlich(z. B. Versicherungen bei Geltendmachung eines Versicherungsanspruchs)
• Anbieter von für die Tätigkeit der Anwaltskanzlei unerlässlichen Dienstleistungen(z. B. Buchhalter und Steuerberater, IT-Dienstleister, Übersetzungsagenturen u. Ä.). Zu diesen Zwecken wählen wir nur vertrauenswürdige Subjekte aus, die in Bezug auf den Umgang mit personenbezogenen Daten vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und weitere Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten im Sinne der entsprechenden Rechtsvorschriften einhalten müssen.

9. Rechte betroffener Personen in Verbindung mit der Verarbeitung personenbezogener Daten
   1. In Verbindung mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Anwaltskanzlei haben betroffene Personen folgende Rechte:

Recht auf Zugang zu den personenbezogenen Daten: Die betroffene Person hat Zugang zu allen personenbezogenen Daten, welche die Anwaltskanzlei über sie verarbeitet. Wenn die betroffene Person darum ersucht, stellt ihr die Anwaltskanzlei innerhalb eines Monats ab Antragstellung eine Kopie dieser Daten in einem strukturierten Format bereit, und zwar unter der Bedingung, dass die Rechte und Freiheiten anderer Personen von der Übergabe dieser Informationen nicht unvorteilhaft beeinträchtigt werden (nicht in allen Fällen können Informationen bereitgestellt werden, die beispielsweise Gegenstand des Geschäftsgeheimnisses, geistigen Eigentums oder des Urheberrechts sind; Informationen, die das Know-how der Anwaltskanzlei und/oder Dritter bilden – z. B. von Software-Anbietern, selbst wenn sie mit der Verarbeitung personenbezogener Daten einer betroffenen Person zusammenhängen, die Antrag auf Zugang zu diesen Daten gestellt hat). Stellt die betroffene Person den Antrag in elektronischer Form, werden die Informationen in einer gebräuchlichen elektronischen Form bereitgestellt, sofern die betroffene Person keine andere Bereitstellungsweise beantragt.

Recht auf Berichtigung: Informiert oder ersucht die betroffene Person die Anwaltskanzlei darum, berichtigt/aktualisiert die Anwaltskanzlei ungenaue / nicht aktuelle personenbezogene Daten, und zwar unverzüglich.

Recht auf Löschung (sog. Recht auf Vergessenwerden): Die personenbezogenen Daten von betroffenen Personen werden unverzüglich nach Erfüllung eines der nachstehenden Gründe gelöscht:

• Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, zu denen sie verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich.
• Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, falls die personenbezogenen Daten aufgrund dieser Einwilligung verarbeitet wurden und keine weitere Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung besteht.
• Die betroffene Person legt gegen die Verarbeitung Widerspruch ein, und es existieren keine schwerer wiegenden berechtigten Gründe für eine Verarbeitung.
• Die personenbezogenen Daten wurden widerrechtlich verarbeitet.
• Die personenbezogenen Daten wurden in Verbindung mit dem Dienstleistungsangebot der Informationsgesellschaft erhoben (beispielsweise vermittels eines Online-Kontaktformulars).
• Die personenbezogenen Daten müssen zur Erfüllung einer durch EU-Recht oder die Rechtsordnung der Tschechischen Republik auferlegten Pflicht gelöscht werden.

Personenbezogene Daten können nicht gelöscht werden, wenn ihre Verarbeitung für die Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Geltendmachung und Wahrung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Recht auf Widerruf der Einwilligung: Die personenbezogenen Daten werden nicht weiter verarbeitet, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung in die Verarbeitung widerruft und keine andere Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung besteht.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person wird in folgenden Fällen eingeschränkt:

• Die betroffene Person stellt die Genauigkeit der personenbezogenen Daten in Abrede, und zwar über den erforderlichen Zeitraum der Überprüfung ihrer Genauigkeit durch die Anwaltskanzlei.
• Die Verarbeitung ist widerrechtlich, die betroffene Person lehnt das Löschen der personenbezogenen Daten ab und fordert stattdessen eine Einschränkung ihrer Verwendung.
• Die Anwaltskanzlei benötigt die personenbezogenen Daten nicht für Verarbeitungszwecke, aber die betroffene Person verlangt sie zur Geltendmachung oder Wahrung von Rechtsansprüchen.
• Die betroffene Person legte Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und zwar so lange, bis überprüft wurde, ob die berechtigten Gründe der Anwaltskanzlei für eine Verarbeitung schwerer wiegen als die berechtigten Gründe der betroffenen Person.

Die Einschränkung der Verarbeitung bedeutet also, dass während die Daten noch aufbewahrt werden, keine andere Verarbeitung erfolgt, solange die Einschränkung nicht aufgehoben werden kann. Ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eingeschränkt, werden diese personenbezogenen Daten nur mit Einwilligung der betroffenen Person oder aufgrund der Geltendmachung oder Wahrung von Rechtsansprüchen, zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet. Über die Aufhebung der Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten informiert die Anwaltskanzlei die betroffene Person im Voraus.

Recht auf Übertragbarkeit der personenbezogenen Daten: Wenn die betroffene Person darum ersucht und dies technisch durchführbar ist, übermittelt die Anwaltskanzlei ihre personenbezogenen Daten einem anderen Verantwortlichen, und zwar in einem gängigen maschinell lesbaren Format.

Recht auf Einlegen von Widerspruch gegen die Verarbeitung: Falls Zweck der Verarbeitung das berechtigte Interesse der Anwaltskanzlei ist und die betroffene Person Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegt, werden die personenbezogenen Daten nicht weiter verarbeitet, solange keine schwerwiegenden berechtigten Gründe für eine Verarbeitung, die schwerer wiegen als die Interessen oder Rechte und Freiheiten der betroffenen Person, oder für die Geltendmachung und Wahrung von Rechtsansprüchen bestehen.

Beschwerdeeinlegung: Die betroffene Person hat das Recht, bei der Datenschutzbehörde in Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die Anwaltskanzlei Beschwerde einzulegen.

Die betroffene Person kann die oben angeführten Rechte gegenüber der Anwaltskanzlei mittels eines Antragsformulars geltend machen, das hier als Download zur Verfügung steht. Der Antrag kann zugeschickt werden per E-Mail an die Adresse: office@ak-vych.cz oder auf dem Postweg an die Adresse:

Advokátní kancelář Vych & Partners, s.r.o.
Lazarská 11/6
120 00 Praha 2 – Nové město

10. Schlussbestimmungen

Über sämtliche Berichtigungen, Löschungen und Einschränkungen der Verarbeitung personenbezogener Daten setzt die Anwaltskanzlei auch die einzelnen Auftragsverarbeiter der Anwaltskanzlei in Kenntnis. Davon ausgenommen sind Fälle, in denen sich dies als unmöglich erweist und unverhältnismäßige Anstrengungen erforderlich wären.

Falls die betroffene Person darum ersucht, teilt ihr die Anwaltskanzlei die konkreten Empfänger ihrer personenbezogenen Daten mit, denen die Anwaltskanzlei ihre personenbezogenen Daten aushändigt.

Diese Information wird in Zukunft regelmäßig aktualisiert.

Letzte Aktualisierung am 01.10.2022

Advokátní kancelář Vych & Partners, s.r.o.