GDPR
IINFORMATIONEN ZUR VERARBEITUNG UND ZUM SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN
Ziel dieses Dokuments ist es, in Übereinstimmung mit den entsprechenden Rechtsvorschriften, insbesondere in Übereinstimmung mit der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27.4.2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (nachfolgend nur „GDPR“) für Datensubjekte vollständige Informationen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die Rechtsanwaltskanzlei Vych & Partners, s.r.o. (nachfolgend nur „Anwaltskanzlei“) bereitzustellen, insbesondere darüber, welche ihrer personenbezogenen Daten für welchen Zweck und in welcher Weise verarbeitet werden und wem ihre personenbezogenen Daten zugänglich gemacht werden können, sowie auch über ihre Rechte in Beziehung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.
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Definition der Grundbegriffe
In diesem Dokument werden Wörter und Wortverbindungen (Begriffe) verwendet, denen in Übereinstimmung mit den entsprechenden Rechtsvorschriften folgende Bedeutung zukommt:
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Personenbezogenes Datum |
sämtliche Informationen über die identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, die identifizierbare Person ist eine natürliche Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch den Verweis auf einen bestimmten Identifikator, z.B. auf den Namen, die Identifikationsnummer, die Lokationsdaten, den Netzwerkidentifikator oder auf ein oder mehr besondere Elemente einer natürlichen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder gesellschaftlichen Identität dieser natürlichen Person |
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Datensubjekt |
bedeutet die natürliche Person, auf die sich die personenbezogenen Daten beziehen, es handelt sich mithin insbesondere um unsere Klienten, mit uns zusammenarbeitende Rechtsanwälte, Mitarbeiter, Lieferanten und sonstige Subjekte |
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Verarbeitung personenbezogener Daten |
bedeutet eine beliebige Operation oder ein System von Operationen mit den personenbezogenen Daten oder den Dateien personenbezogener Daten, wie etwa das Sammeln, Aufzeichnen, Anordnen, Speichern, Anpassen oder Modifizieren, Ausfindigmachen, Einsichtnahme, Verwendung, Zugänglichmachung durch Übertragung, Verbreitung oder jede andere Zugänglichmachung, Gliederung, Einschränkung, Löschung, Vernichtung |
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Verwalter personenbezogener Daten |
bedeutet allgemein das Subjekt, das alleine oder gemeinsam mit anderen die Zwecke und Mittel zur Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmt, die personenbezogenen Daten verarbeitet und für diese Verwaltung haftet; für die Zwecke dieser Information ist die Anwaltskanzlei der Verwalter der personenbezogenen Daten der hier genannten Datensubjekte |
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Empfänger personenbezogener Daten |
bedeutet jede natürliche oder juristische Person, ein Organ der öffentlichen Gewalt oder ein anderes Subjekt, für die personenbezogene Daten bereitgestellt werden |
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Verarbeiter personenbezogener Daten |
eine natürliche oder juristische Person oder ein anderes Subjekt, die personenbezogene Daten für die Anwaltskanzlei und aufgrund der Weisungen der Anwaltskanzlei verarbeitet |
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Einwilligung |
jedwede freie, konkrete, informierte und eindeutige Willensbekundung, durch die das Datensubjekt durch eine Erklärung oder eine andere sichtbare Bestätigung seine Zustimmung zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten erteilt |
| Sensible personenbezogene Daten | Eine spezielle Kategorie von personenbezogenen Daten, die die Daten über die rassische oder ethnische Herkunft, die politischen Ansichten, das religiöse oder philosophische Bekenntnis, die Mitgliedschaft in Gewerkschaften, Daten über den Gesundheitszustand, die sexuelle Orientierung und genetische und biometrische Daten umfasst |
| Datenschutzbehörde |
bedeutet Datenschutzbehörde, mit Sitz Pplk. Sochora 27, Prag 7, PLZ: 170 00, Tel.-Nr. +420 234 665 111, E-Mail: posta@uoou.cz |
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Fälle der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Anwaltskammer verarbeitet die personenbezogenen Daten von Datensubjekten in den folgenden Fällen:
- im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Rechtsdienstleistungen für Klienten
- im Zusammenhang mit der Kooperation mit zusammenarbeitenden Rechtsanwälten
- im Zusammenhang mit der Akquisition neuer Mitarbeiter und mit der Anstellung der derzeitigen Mitarbeiter
- im Zusammenhang mit der Durchsicht unserer Webseiten
- im Zusammenhang mit der Versendung von Geschäftsmitteilungen in Bezug auf Rechtsdienstleistungen
- im Zusammenhang mit der Abnahme von Dienstleistungen von Waren und Dienstleistungen von unseren Lieferanten
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Kategorien der personenbezogenen Daten
Zu den personenbezogenen Daten, die in der Regel verarbeitet werden, gehören die folgenden Daten (die angeführte Aufzählung ist demonstrativ und schließt die Verarbeitung auch sonstiger personenbezogener Daten, die Sie uns gewähren, nicht aus):
Identifikationsdaten: akademischer Titel, Vorname, Nachname, Geburtsdatum und den Umständen entsprechend auch andere (z.B. Beruf oder Arbeitszuteilung, Nummer des Personalausweises, Reisepassnummer, Führerscheinnummer, IdNr, USt-IdNr., Kontonummer u.Ä.)
Kontaktdaten: Adresse des Wohnsitzes, Adresse der Arbeitsstelle, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ID der Datenbox
Fotos: bei einigen Klienten als Bestandteil des Beweismaterials, bei kooperierenden Rechtsanwälten und Angestellten auf den Webseiten der Anwaltskanzlei
Sensible Daten: Je nach Charakter des konkreten Falles können wir auch sensible Daten von Klienten, kooperierenden Rechtsanwälte und Angestellten verarbeiten (z.B. die Daten über die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaftsorganisation oder die Daten über den Gesundheitszustand)
Daten bezüglich einer kriminellen Tätigkeit: Diese Daten verarbeiten wir in Beziehung zu einigen Klienten je nach Charakter des konkreten Falles (z.B. die Daten im Führungszeugnis, die Daten in der Strafakte)
Daten aus sog. Cookies beim Besuch unserer Webseiten: z.B. die gewählte Sprache, die Standardmessung der Besucherzahlen der Webseiten. Die Anwaltskanzlei verarbeitet nicht die Daten über die IP-Adresse, die Position der Besucher u.Ä.
Sonstige Daten von den Interessenten an einer Zusammenarbeit bei der Bereitstellung von Rechtsdienstleistungen oder von Stellenbewerbern: Daten im Lebenslauf, im Motivationsbrief, in der Arbeitsbescheinigung oder Empfehlung des ehemaligen Arbeitgebers
Sonstige Daten der Angestellten: sämtliche Daten, die mit der Ausübung der Arbeit für die Anwaltskanzlei zusammenhängen (z.B. Arbeitsart und die Arbeitszuordnung, Daten über die Arbeitsleistungen und -ergebnisse, Zahlungs- und Lohninformationen, Informationen über die Sozial- und Krankenversicherung u.Ä.)
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Zwecke und Rechtsgrund für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Anwaltskanzlei verarbeitet die oben angeführten personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke, und dies aus dem unten angeführten Rechtsgrund der Verarbeitung (zwecks größerer Übersichtlichkeit sind die einzelnen Zwecke und Rechtsgründe der Verarbeitung jeweils in Beziehung zu den einzelnen Kategorien der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten angeführt. Die jeweiligen Zwecke und Rechtsgründe der Verarbeitung können sich in einigen Fällen überdecken):
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Kategorien personenbezogener Daten |
Verarbeitungszweck(e) |
Rechtsgrund/-gründe der Verarbeitung |
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Identifikations-daten |
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Kontaktdaten |
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Fotos |
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Sensible Daten |
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Daten bezüglich einer kriminellen Tätigkeit |
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Daten von den sog. Cookies auf den Webseiten |
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Sonstige Daten der Interessenten an einer Zusammenarbeit oder der Stellenbewerber |
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Sonstige Daten der Mitarbeiter |
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Dauer der Verarbeitung der personenbezogenen Daten
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Die Anwaltskanzlei verarbeitet die personenbezogenen Daten zur Erfüllung des Zwecks, für den sie gesammelt wurden, nur über den unbedingt notwendigen Zeitraum hinweg oder während der durch die entsprechenden Rechtsvorschriften bestimmten Zeit.
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Einige Daten werden nur während der Dauer der Vertragsbeziehung mit dem Datensubjekt aufbewahrt, nach Beendigung dieser Beziehung werden sie liquidiert (z.B. die Fotos der kooperierenden Rechtsanwälte und Mitarbeiter).
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Sonstige Daten werden auch eine bestimmte Zeit nach Beendigung der Vertragsbeziehung aufbewahrt. Die Anwaltskanzlei nämlich ist verpflichtet, die aus den entsprechenden Rechtsvorschriften resultierenden Archivierungsfristen zu respektieren, und bestimmte Dokumente, einschließlich der in ihnen angeführten personenbezogenen Daten, muss sie somit über einen fest bestimmten Zeitraum hinweg archivieren (z.B. Klientenakten 5 Jahre lang ab Beendigung der Bereitstellung der Rechtsdienstleistungen, Angestelltendokumente 3 bis 30 Jahre lang).
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Einige weitere Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, bewahrt die Anwaltskanzlei in dem erforderlichen Ausmaß auf zur Geltendmachung und Wahrung ihrer Rechtsansprüche, und dies während der Dauer der Verjährungsfristen gemäß den allgemein verbindlichen Rechtsvorschriften (3 bis 15 Jahre).
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Daten aus sog. Cookies auf den Webseiten bewahrt die Anwaltskanzlei nur maximal 13 Monate lang auf.
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Sobald die Zeit abläuft, während der die personenbezogenen Daten der Datensubjekte für einen konkreten Zweck aufbewahrt werden, anonymisiert die Anwaltskanzlei die personenbezogenen Daten oder löscht sie vollständig aus den besonderen Datenbanken und Informationssystemen und skartiert die Papierdokumente, die personenbezogenen Daten enthalten.
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Quellen personenbezogener Daten
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Die Anwaltskanzlei erhält die personenbezogenen Daten aus folgenden Quellen:
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- direkt von den Datensubjekten
- von den Klienten
- von den Organen der öffentlichen Gewalt
- von der Gegenseite oder dem Vertreter der Gegenseite im Falle einer Streitigkeit des Klienten
- aus öffentlich zugänglichen Quellen (öffentliche Register, öffentliche Evidenzen oder Verzeichnisse, im Internet öffentlich zugängliche Informationen, die das Datensubjekt selbst über sich veröffentlicht)
- von ehemaligen Mitarbeitern (z.B. Informationen, die auf der Anwesenheitsliste auf der Arbeitsbescheinigung oder in der Empfehlung vom ehemaligen Arbeitgeber angeführt sind)
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Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten
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Zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Datensubjekten kommt es sowohl in elektronischer Form vermittels Rechentechnik als auch in Urkundenform durch ein manuelles Verfahren. Die Anwaltskanzlei hat eine zweckdienliche technisch-organisatorische Maßnahme implementiert zur Sicherstellung des Schutzes personenbezogener Daten, die sie verarbeitet, insbesondere die Maßnahme, dass es nicht zu einem unberechtigten oder zufälligen Zugang zu diesen personenbezogenen Daten, zu deren Änderung, Vernichtung, Verlust, unberechtigten Übertragung, zu deren unberechtigten Verarbeitung oder zu einem anderen Missbrauch personenbezogener Daten kommt (z.B. zur Chiffrierung, Zugangssicherung durch ein Kennwort, Sicherheitssoftware, Aufbewahrung in verschlossenen Schränken oder Räumen, Zugangsgenehmigung nur für ausgesuchte Personen, die die personenbezogenen Daten unweigerlich zur Erfüllung der oben angeführten Verarbeitungszwecke benötigen). Alle Personen, für die diese personenbezogenen Daten zugänglich gemacht werden können, respektieren das Recht der Datensubjekte auf Schutz der Privatsphäre, sie sind an die Verschwiegenheitspflicht gebunden und verpflichtet, gemäß den den Schutz personenbezogener Daten betreffenden Rechtsvorschriften zu verfahren. Darüber hinaus verlangen wir, dass die Anbieter unserer Speichergeräte die entsprechenden Standards der industriellen Sicherung erfüllen.
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Bei den Datensubjekten kommt es bei der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten weder zu automatisierten Entscheidungen noch zu einer Profilierung.
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Kategorien der Empfänger personenbezogener Daten
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Die Anwaltskanzlei übergibt folgenden Empfängern (nur einige) personenbezogene Daten der Datensubjekte, bzw. sie kann sie diesen übergeben:
- den Organen der öffentlichen Gewalt (z.B. Gerichten, Verwaltungsorganen, im Strafverfahren tätigen Organen), in Fällen, wo dies die Rechtsvorschriften so bestimmen
- sonstigen Subjekten, sofern dies für den Schutz von Rechten unerlässlich ist (z.B. Versicherungen bei der Geltendmachung eines Versicherungsanspruchs)
- den Anbietern von für die Ausübung der Tätigkeit der Anwaltskanzlei unerlässlichen Dienstleistungen (z.B. Buchhaltern und Steuerberatern, Anbietern von IT-Dienstleistungen, Übersetzungsagenturen u.Ä.). Zu diesen Zwecken wählen wir nur vertrauenswürdige Subjekte aus, die in Beziehung zum Umgang mit personenbezogenen Daten durch die Verschwiegenheitspflicht sowie auch in Beziehung zu weiteren Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten im Sinne der entsprechenden Rechtsvorschriften vertraglich gebunden sind.
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Die Rechte der Datensubjekte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten
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Im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Anwaltskanzlei haben die Datensubjekte folgende Rechte:
Recht auf Zugang zu personenbezogenen Daten: Das Datensubjekt hat Zugang zu allen personenbezogenen Daten, die die Anwaltskanzlei über es verarbeitet. Im Falle, dass das Datensubjekt darum ersucht, stellt die Anwaltskanzlei ihm innerhalb eines Monats ab Antragstellung eine Kopie dieser Daten in einem strukturierten Format bereit, und dies unter der Bedingung, dass die Rechte und Freiheiten anderer Personen von der Übergabe dieser Informationen nicht unvorteilhaft berührt werden (es ist also nicht in allen Fällen möglich, Informationen bereitzustellen, die beispielsweise Gegenstand eines Geschäftsgeheimnisses, eines geistigen Eigentums oder eines Urheberrechts sind, Informationen, die das Know-how der Anwaltskanzlei bilden und /oder von dritten Personen – z.B. von Software-Anbietern, selbst wenn sie mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Datensubjekts zusammenhängen, das den Antrag auf Zugang zu diesen Daten stellte). Falls das Datensubjekt den Antrag in elektronischer Form stellt, werden die Informationen in der elektronischen Form bereitgestellt, die üblicherweise benutzt wird, sofern das Datensubjekt nicht eine andere Bereitstellungsweise beantragt.
Recht auf Berichtigung: Im Falle, dass das Datensubjekt die Anwaltskanzlei darüber informiert oder falls diese darum bittet, berichtigt/aktualisiert/ die Anwaltskanzlei die ungenauen/nichtaktuellen personenbezogenen Daten, und dies ohne überflüssigen Aufschub.
Das Recht auf Löschung (das sog. „Recht auf Vergessenwerden“): Die personenbezogenen Daten von Datensubjekten werden ohne überflüssigen Aufschub nach Erfüllung eines der folgenden Gründe gelöscht:
- Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich.
- Das Datensubjekt widerruft die Einwilligung, sofern die personenbezogenen Daten aufgrund dieser Einwilligung verarbeitet wurden und kein weiterer Rechtsgrund für eine Verarbeitung besteht.
- Das Datensubjekt legt gegen die Verarbeitung Widerspruch ein, und es existieren keine schwerer wiegenden berechtigten Gründe für eine Verarbeitung.
- Die personenbezogenen Daten wurden widerrechtlich verarbeitet.
- Die personenbezogenen Daten wurden im Zusammenhang mit dem Dienstleistungsangebot der Informationsgesellschaft gesammelt (also beispielsweise vermittels eines Internet-Kontaktformulars).
- Die personenbezogenen Daten müssen gelöscht werden zwecks Erfüllung einer Rechtspflicht, die durch das Recht der Europäischen Union oder die Rechtsordnung der Tschechischen Republik bestimmt wurden
Personenbezogene Daten können nicht gelöscht werden, sofern die Verarbeitung unerlässlich ist für die Erfüllung von Rechtspflichten oder für die Geltendmachung und Wahrung von Rechtsansprüchen.
Recht auf Widerrufung der Einwilligung: Die personenbezogenen Daten werden weiterhin verarbeitet, sofern das Datensubjekt seine Einwilligung zur Verarbeitung widerruft und kein anderer Rechtsgrund für eine Verarbeitung besteht.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Datensubjekts wird in folgenden Fällen eingeschränkt sein:
- Das Datensubjekt bestreitet die Genauigkeit der personenbezogenen Daten, und dies für einen Zeitraum, der notwendig ist, damit die Anwaltskanzlei die Genauigkeit der personenbezogenen Daten überprüfen kann.
- Die Verarbeitung ist widerrechtlich, und das Datensubjekt lehnt die Löschung der personenbezogenen Daten ab und fordert stattdessen eine Einschränkung ihrer Verwendung.
- Die Anwaltskanzlei benötigt die personenbezogenen Daten nicht für die Zwecke der Verarbeitung, aber das Datensubjekt verlangt sie zur Geltendmachung oder Wahrung von Rechtsansprüchen.
- Das Datensubjekt legte gegen eine Verarbeitung Widerspruch ein, und dies so lange, bis überprüft wurde, ob die berechtigten Gründe der Anwaltskanzlei für eine Verarbeitung schwerer wiegen als die berechtigten Gründe des Datensubjekts
Die Einschränkung der Verarbeitung bedeutet also, dass die Daten, während sie noch aufbewahrt werden, nicht anders verarbeitet werden können, solange es nicht möglich ist, die Einschränkung aufzuheben. Im Falle, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten also eingeschränkt ist, werden diese personenbezogenen Daten nur mit Einwilligung des Datensubjekts oder wegen der Geltendmachung oder Wahrung von Rechtsansprüchen, wegen des Schutzes der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden. Über die Aufhebung der Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten informiert die Anwaltskanzlei vorher das Datensubjekt.
Recht auf die Übertragbarkeit von personenbezogenen Daten: Falls das Datensubjekt darum ersucht und falls dies technisch durchführbar ist, übergibt die Anwaltskanzlei seine personenbezogenen Daten einem anderen Verwalter, und dies in einem gängig verwendeten, maschinell lesbaren Format.
Das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen: Falls Zweck der Verarbeitung das berechtigte Interesse der Anwaltskanzlei ist und das Datensubjekt Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegt, werden die personenbezogenen Daten nicht mehr weiter verarbeitet, solange keine verbindlichen berechtigten Gründe für eine Verarbeitung, die schwerer wiegen als die Interessen oder die Rechte und die Freiheiten des Datensubjekts, oder für die Geltendmachung und Wahrung von Rechtsansprüchen bestehen.
Beschwerdeeinlegung: Das Datensubjekt hat das Recht, beim Amt für den Schutz personenbezogener Daten in Beziehung zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten durch die Anwaltskanzlei Beschwerde einzulegen.
Das Datensubjekt kann die oben angeführten Rechte bei der Anwaltskanzlei vermittels des Antragsformulars geltend machen, das hier heruntergeladen werden kann. Der Antrag kann per E-Mail zugeschickt werden an die Adresse: office@ak-vych.cz, oder per Post an die Adresse:
Advokátní kancelář Vych & Partners, s.r.o.
Lazarská 11/6
120 00 Praha 2 – Nové město
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Schlussbestimmungen
Über sämtliche Berichtigungen, Löschungen und Einschränkungen der Verarbeitung personenbezogener Daten setzt die Anwaltskanzlei auch die einzelnen Verarbeiter der Anwaltskanzlei in Kenntnis, davon ausgenommen sind jene Fälle, wo sich dies als unmöglich erweist und unverhältnismäßige Anstrengungen erfordern würde.
Falls das Datensubjekt darum ersucht, teilt ihm die Anwaltskanzlei die konkreten Empfänger seiner personenbezogenen Daten mit, denen die Anwaltskanzlei seine personenbezogenen Daten aushändigt.
Diese Information wird in Zukunft regelmäßig aktualisiert werden.
Letzte Aktualisierung am 1. 1. 2019
Advokátní kancelář Vych & Partners, s.r.o.
