INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO E PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO E PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Lo scopo del presente documento è conforme alle disposizioni di legge in materia, in particolare al regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016,  relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché

alla libera circolazione di tali dati  (di seguito “GDPR“), per fornire agli interessati un’informativa completa sul trattamento dei loro dati personali da parte dello studio legale Advokátní kancelář Vych & Partners, s.r.o. (di seguito lo “Studio Legale“), in particolare su quali sono i suoi dati personali, per quale finalità e come saranno trattati, a chi possono essere messi a disposizione i suoi dati personali, nonché sui suoi diritti in relazione a il trattamento dei propri dati personali.

 

  1. Definizione dei termini di base

In questo documento vengono definiti parole e frasi (concetti) a cui viene assegnato il seguente significato in conformità con le disposizioni di legge in vigore :

 

Dati personali

tutte le informazioni su una persona fisica identificata o identificabile, una persona fisica identificabile è una persona fisica che può essere identificata direttamente o indirettamente, in particolare facendo riferimento a un determinato dato identificatore, ad esempio nome, numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, identificatore di rete o a uno o più particolari elementi di identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale di tale persona fisica: la persona fisica alla quale si riferiscono i dati personali, vale a dire in particolare i nostri clienti, avvocati collaboratori, dipendenti, fornitori e altri soggetti

Trattamento dei dati personali

indica qualsiasi operazione o insieme di operazioni su dati personali o insiemi di dati personali, come raccolta, registrazione, disposizione, archiviazione, adattamento o alterazione, recupero, ispezione, utilizzo, divulgazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra divulgazione, disposizione, restrizione, cancellazione, distruzione

Responsabile dati personali

indica generalmente un’entità che da sola o insieme ad altri determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali, elabora i dati personali ed è responsabile di tale trattamento, ai fini della presente Informativa l’amministratore dei dati personali degli interessati qui nominati è lo Studio Legale

Destinatario dei dati personali

indica qualsiasi persona fisica o giuridica, autorità pubblica o altro ente a cui vengono forniti dati personali

Responsabile del trattamento dei dati personali

una persona fisica o giuridica o altro ente che tratta dati personali per lo Studio Legale e sulla base delle istruzioni dello Studio Legale

Accordo

qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile con la quale l’interessato presta il proprio consenso al trattamento dei propri dati personali mediante una dichiarazione o altra conferma apparente

Dati personali sensibili

una categoria speciale di dati personali che include dati sull’origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati sanitari, orientamento sessuale, dati genetici e biometrici

Ufficio per la protezione dei dati personali

indica l’Ufficio per la Protezione dei Dati Personali, con sede in Plk. Sochora 27, Praga 7, CAP: 170 00, numero di telefono +420 234 665 111, e-mail: posta@uoou.cz

  1. Casi di trattamento dei dati personali

Lo Studio Legale tratta i dati personali degli interessati nei seguenti casi:

  • In relazione alla prestazione di servizi giuridici ai clienti
  • In relazione alla cooperazione con avvocati collaboratori
  • In relazione all’assunzione di nuovi dipendenti e all’impiego di dipendenti esistenti
  • In relazione alla navigazione nel nostro sito web
  • In relazione all’invio di comunicazioni commerciali relative a servizi giuridici
  • In relazione all’acquisto di beni e servizi dai nostri fornitori

 

  1. Categorie di dati personali

I dati personali che vengono trattati dallo Studio Legale per impostazione predefinita includono i seguenti dati (l’elenco sopra riportato è dimostrativo e non esclude il trattamento di altri dati personali che ci vengano forniti):

Dati identificativi: titolo di studio, nome, cognome, data di nascita e, a seconda dei casi, altri (es. professione o titolo professionale, numero di carta d’identità, numero di passaporto, codice fiscale, partita IVA, numero di conto corrente, ecc. .)

Informazioni di contatto: indirizzo di residenza, indirizzo di lavoro, numero di telefono, indirizzo e-mail, databox

Foto: nel caso di alcuni clienti nell’ambito di materiale probatorio, nel caso di collaboratori di avvocati e dipendenti sul sito dello Studio Legale

Dati sensibili: a seconda della natura del caso specifico, potremmo anche trattare dati sensibili di clienti, avvocati collaboratori o dipendenti (es. dati sull’appartenenza a un sindacato o dati sullo stato di salute)

Dati relativi ad attività criminali: elaboriamo questi dati in relazione ad alcuni clienti e in base alla natura del caso specifico (ad es. dati nell’estratto del casellario giudiziale, dati nel fascicolo penale)

Dati provenienti dai cosiddetti cookie durante la visita al nostro sito Web: ad esempio lingua selezionata, misurazione standard del traffico del sito Web. Lo Studio Legale non tratta dati sull’indirizzo IP, sulla posizione dei visitatori, ecc.

Ulteriori dati di coloro che sono interessati alla collaborazione nella prestazione di servizi giuridici o candidati al lavoro: dati in un CV, in una lettera di presentazione, in una certificato di lavoro o una raccomandazione di un ex datore di lavoro

Altri dati dei dipendenti: tutti i dati relativi allo svolgimento del lavoro per lo Studio Legale (es. tipo di lavoro e titolo professionale, dati sulla prestazione lavorativa e sui risultati, informazioni su retribuzioni e salari, informazioni sull’assicurazione sociale e sanitaria, ecc.)

 

  1. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati personali

Lo studio legale tratta i suddetti dati personali per le seguenti finalità, sulla base dei motivi giuridici del trattamento di seguito elencate (per maggiore chiarezza si riportano sempre le singole finalità e motivazioni giuridiche del trattamento in relazione alle singole categorie di trattati dati personali.Le singole finalità e i motivi giuridici del trattamento possono sovrapporsi in alcuni casi):

Categoria dei dati personali

              Finalità/i del trattamento

Motivo/i giuridico/i del trattamento

Dati identificativi

·         identificazione e registrazione di clienti, avvocati collaboratori, dipendenti, fornitori e altri soggetti

·         conclusione ed esecuzione di contratti (sulla prestazione di servizi giuridici, sulla collaborazione, contratti di lavoro o accordi sull’esecuzione di lavori o accordi sull’esecuzione di attività o altri contratti)

·         adempimento di obblighi di legge (ad es. ai sensi della legge n. 85/1996 Coll., sulla professione forense e della legge n. 253/2008 Coll., su alcune misure contro la legalizzazione dei proventi di attività criminali)

Informazioni di contatto

·         comunicazione con gli interessati

·         invio di messaggi commerciali ai clienti

·         conclusione ed esecuzione del contratto

·         legittimo interesse

Fotografie

·         esercizio e difesa dei diritti e delle rivendicazioni dei clienti (ad es. la necessità di presentare fotografie dei clienti come prova)

·         finalità di marketing (foto di avvocati e dipendenti che hanno collaborato sul sito Web)

·         adempimento del contratto per la prestazione di servizi giuridici

·         adempimento di un obbligo legale (in caso di nomina da parte di un avvocato difensore, tutore, ecc. senza stipulare un contratto per la prestazione di servizi giuridici)

·         consenso dei collaboratori legali e dipendenti

Dati sensibili

·         esercizio e difesa dei diritti e delle pretese dei clienti

·         tutelare la salute dei dipendenti e garantire un ambiente di lavoro sicuro

·         esercitare o difendere diritti  o interessi legittimi

·         adempimento di obblighi ed esercizio di diritti speciali in materia di diritto del lavoro e diritto previdenziale

·         tutela degli interessi vitali dell’interessato nel caso in cui questi non sia fisicamente o giuridicamente in grado di prestare il consenso

Dati relativi ad attività criminose

·         esercizio e difesa dei diritti e pretese dei clienti

·         esercizio o difesa di diritti o interessi legittimi

Dati provenienti dai cosiddetti cookie sui siti web

·         Ad es. misurare il traffico del sito web o personalizzare la visualizzazione del sito web

·         Interesse legittimo al corretto funzionamento del sito web

Ulteriori dati degli interessati alla collaborazione o candidati al lavoro

·         valutazione delle qualità e della capacità di svolgere il tipo di attività o lavoro concordato

·         conclusione e adempimento di un accordo di collaborazione o contratto di lavoro (o contratto di prestazione di lavoro / contratto di prestazione di attività)

·         esercitare o difendere diritti o interessi legittimi

·         consenso (in caso di ulteriore conservazione dei dati del richiedente escluso in caso di interesse a collaborare in futuro)

Dati aggiuntivi del dipendente

·         record dell’agenda del dipendente

·         valutazione e valutazione delle prestazioni lavorative

·         adempiere ai diritti e agli obblighi del datore di lavoro

·         adempimento del contratto di lavoro (o accordo sull’esecuzione del lavoro / accordo sull’esecuzione delle attività)

·         adempimento degli obblighi del datore di lavoro imposti dalla normativa di legge applicabile

  1. Momento del trattamento dei dati personali
    1. Lo studio legale tratta i dati personali solo per il tempo necessario a conseguire lo scopo per il quale sono stati raccolti o per il tempo previsto dalle norme di legge in materia.
    2. Alcuni dati vengono conservati solo per la durata del rapporto contrattuale con l’interessato e vengono eliminati dopo la fine di tale rapporto (es. foto di avvocati e dipendenti che collaborano).
    3. Altri dati vengono conservati per un certo periodo dopo la cessazione del rapporto contrattuale. Lo studio legale è obbligato a rispettare i termini di archiviazione fissati dalle disposizioni di legge in materia e deve archiviare determinati documenti, inclusi i dati personali in essi contenuti, per un periodo di tempo determinato (es. file del cliente per un periodo di 5 anni dalla fine del la prestazione di servizi legali, documenti dei dipendenti da 3 a 30 anni).
    4. Alcuni altri documenti contenenti dati personali sono conservati dallo Studio legale nella misura necessaria ai fini dell’esercizio e della difesa dei suoi diritti, per la durata dei termini di prescrizione secondo le norme legali generalmente vincolanti (da 3 a 15 anni).
    5. I dati dei cosiddetti cookie sul sito Web sono conservati dallo Studio Legale solo per un massimo di 13 mesi.
    6. appena scaduto il periodo durante il quale i dati personali degli interessati sono conservati per uno scopo specifico, lo Studio Legale anonimizza i dati personali o li cancella completamente dalle proprie banche dati e sistemi informatici e fa a pezzi i documenti cartacei contenenti dati personali.

 

  1. Fonti dei dati personali

Lo studio legale ottiene i dati personali dalle seguenti fonti:

  • direttamente dagli interessati
  • dai clienti
  • dalle autorità pubbliche
  • dalla controparte o dal rappresentante della controparte in caso di controversia con il cliente
  • da fonti pubblicamente accessibili (pubblici registri, registri o elenchi pubblici, informazioni pubblicamente disponibili su Internet, che l’interessato stesso pubblica)
  • da ex datori di lavoro (ad es. informazioni fornite in una conferma di assunzione o in una raccomandazione di un ex datore di lavoro)

 

  1. Modalità del trattamento dei dati personali
    1. I dati personali degli interessati sono trattati sia in forma elettronica mediante strumenti informatici sia in forma cartacea manualmente. Lo studio legale ha implementato adeguate misure tecniche e organizzative per garantire la protezione dei dati personali che elabora, in particolare misure per impedire l’accesso non autorizzato o accidentale a tali dati personali, la loro modifica, distruzione, perdita, trasmissione non autorizzata, il loro trattamento non autorizzato, come nonché ad altri usi impropri dei dati personali (ad es. crittografia, protezione dell’accesso con password, software di sicurezza, archiviazione in armadi o locali chiusi a chiave, accesso consentito solo a persone selezionate che necessitano necessariamente dei dati personali per soddisfare le finalità di trattamento sopra menzionate). Tutti i soggetti ai quali questi dati personali possono essere messi a disposizione rispettano il diritto degli interessati alla tutela della privacy, sono vincolati da obblighi di riservatezza e sono obbligati a procedere secondo le disposizioni di legge in materia di protezione dei dati personali. Richiediamo inoltre ai nostri fornitori di archiviazione dati di soddisfare gli standard di sicurezza del settore applicabili.

    2. Non vi è alcun processo decisionale automatizzato o profilazione degli interessati nell’ambito del trattamento dei loro dati personali.
  2. Categorie di destinatari dei dati personali

Lo studio legale consegna, o può trasferire (solo alcuni) dati personali degli interessati ai seguenti destinatari:

  • nei confronti delle autorità pubbliche (es. tribunali, autorità amministrative, autorità incaricate nel preseguire reati), nei casi in cui le disposizioni di legge lo prevedano
  • su altri soggetti, se ciò è necessario per la tutela dei diritti (ad es. compagnie di assicurazione quando si effettua un sinistro assicurativo)
  • sui fornitori di servizi necessari allo svolgimento delle attività dello Studio Legale (es. commercialisti e consulenti fiscali, fornitori di servizi informatici, agenzia di traduzione, ecc.). A tal fine, selezioniamo solo entità di fiducia che sono contrattualmente vincolate da obblighi di riservatezza in relazione al trattamento dei dati personali, nonché altri obblighi di protezione dei dati personali ai sensi delle normative legali pertinenti.

 

  1. Diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali

In relazione al trattamento dei dati personali da parte dello Studio Legale, gli interessati hanno i seguenti diritti:

Diritto di accesso ai dati personali: l’interessato ha accesso a tutti i dati personali che lo Studio Legale elabora su di lui. Qualora l’interessato lo richieda, lo Studio Legale gli fornirà una copia di tali dati in formato strutturato entro un mese dalla richiesta, a condizione che il trasferimento di tali informazioni non leda i diritti e le libertà di altri soggetti (non è quindi possibile fornire informazioni in tutti i casi, che siano ad es. oggetto di segreto industriale, proprietà intellettuale o diritto d’autore, informazioni che costituiscono il know-how dello Studio Legale e/o di terzi – es. fornitori di software, anche se sono relativi al trattamento dei dati personali dell’interessato che ha presentato la richiesta di accesso a tali dati). Se l’interessato presenta una richiesta in formato elettronico, le informazioni saranno fornite nel formato elettronico comunemente utilizzato, a meno che l’interessato non richieda un’altra modalità di conferimento.

Diritto di rettifica: se l’interessato informa lo Studio legale o lo richiede, lo Studio legale correggerà/aggiornerà i dati personali inesatti/non aggiornati senza indebito ritardo.

 

Diritto alla cancellazione (c.d. “diritto all’oblio“): i dati personali degli interessati saranno cancellati senza ingiustificato ritardo dopo il verificarsi di uno dei seguenti motivi:

  • i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati trattati
  • l’interessato revoca il consenso se i dati personali sono stati trattati sulla base di tale consenso e non vi sono altri motivi legali per il trattamento
  • l’interessato si oppone al trattamento e non sussistono motivi legittimi prevalenti per procedere al trattamento
  • i dati personali sono stati trattati illegalmente
  • i dati personali sono stati raccolti in relazione all’offerta di servizi della società dell’informazione (ad es. tramite un modulo di contatto web)
  • i dati personali devono essere cancellati per adempiere a un obbligo legale stabilito dalla legge dell’Unione Europea o dall’ordinamento giuridico della Repubblica Ceca

I dati personali non possono essere cancellati se il trattamento è necessario per l’adempimento di obblighi legali o per l’esercizio e la difesa di rivendicazioni legali.

Diritto di revocare il consenso: i dati personali non saranno ulteriormente trattati se l’interessato revoca il consenso al trattamento e non vi sono altri motivi legali per il trattamento.

Diritto alla limitazione del trattamento: Il trattamento dei dati personali dell’interessato sarà limitato nei seguenti casi:

  • l’interessato nega l’esattezza dei dati personali, per il tempo necessario allo Studio Legale per verificare l’esattezza dei dati personali
  • il trattamento è illecito e l’interessato rifiuta la cancellazione dei dati personali e chiede invece la limitazione del loro utilizzo
  • Lo studio legale non ha più bisogno di dati personali ai fini del trattamento, ma l’interessato li richiede per esercitare o promuovere azioni legali
  • l’interessato si è opposto al trattamento e fino a quando ciò non venga autorizzato, i motivi legittimi dello Studio Legale per il trattamento prevalgono sui motivi legittimi dell’interessato

Una restrizione al trattamento significa quindi che mentre i dati sono ancora archiviati, non possono essere elaborati in altro modo fino a quando la restrizione non sarà revocata. Nel caso in cui il trattamento dei dati personali sia quindi limitato, tali dati personali saranno trattati solo con il consenso dell’interessato, o allo scopo di esercitare o difendere i propri diritti, allo scopo di proteggere i diritti di un’altra persona fisica o giuridica persona giuridica o per motivi di rilevante interesse pubblico. Lo Studio Legale informa preventivamente l’interessato della revoca delle limitazioni al trattamento dei dati personali.

Il diritto alla portabilità dei dati personali: Se l’interessato lo richiede e se è tecnicamente fattibile, lo Studio Legale trasferirà i suoi dati personali a un altro amministratore, in un formato comunemente usato e leggibile da una macchina.

Il diritto di opporsi al trattamento: se la finalità del trattamento è il legittimo interesse dellp Studio Legale e l’interessato si oppone a tale trattamento, i dati personali non saranno ulteriormente trattati a meno che non sussistano gravi motivi legittimi per il trattamento che prevalgono sul interessi o diritti e libertà dell’interessato, o per far valere e difendere dirittio pretese.

Proposizione di reclamo: L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Ufficio per la Protezione dei Dati Personali in relazione al trattamento dei propri dati personali da parte dello Studio Legale.

I diritti di cui sopra possono essere esercitati dall’interessato presso lo Studio Legale tramite il modulo di domanda, che può essere scaricato qui, via e-mail all’indirizzo office@ak-vych.cz, o per posta all’indirizzo:
Advokátní kancelář Vych & Partners, s.r.o.
Lazarská 11/6
120 00 Praga 2 – Nové Město

  1. Disposizioni finali

Tutte le rettifiche, cancellazioni o restrizioni al trattamento dei dati personali devono essere notificate dallo Studio Legale anche ai singoli incaricati dello Studio Legale, salvo i casi in cui ciò si riveli impossibile o richieda uno sforzo irragionevole.

Se l’interessato ne fa richiesta, lo Studio Legale lo informerà dello specifico destinatario dei suoi dati personali a cui lo Studio Legale trasmette i suoi dati personali.

Queste informazioni saranno regolarmente aggiornate in futuro.

 

Ultimo aggiornamento il 01/10/2022

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