Rozhodování orgánů právnických osob a funkční období členů jejich volených orgánů v době pandemie COVID-19

Dne 20. 4. 2020 prezident ČR podepsal návrh zákona o některých opatřeních ke zmírnění dopadů epidemie koronaviru SARS CoV-2 na osoby účastnící se soudního řízení, poškozené, oběti trestných činů a právnické osoby a o změně insolvenčního zákona a exekučního řádu (tzv. „Lex Covid“). Zákon tak v nejbližších dnech nabyde účinnosti jeho zveřejněním ve sbírce zákonů. V tomto článku si podrobněji rozebereme, jak Lex Covid upravil způsob rozhodování orgánů právnických osob, funkční období a volbu členů jejich volených orgánů a lhůtu pro svolání valné hromady kapitálové společnosti a členské schůze družstva z důvodu projednání řádné účetní závěrky v době trvání mimořádných opatření při pandemii COVID-19.

S ohledem na současná omezení pohybu a shromažďování více osob je právnickým osobám ztíženo či dokonce zcela znemožněno konání zasedání orgánů, především pak nejvyšších orgánů (valné hromady kapitálových společností anebo členské schůze družstev). Bez zajištění efektivního rozhodování těchto orgánů může nastat situace, kdy stávajícím členům statutárního orgánu zanikne funkce a na jejich místo nebude možné zvolit nové členy. V takovém případě se může právnická osoba ocitnout bez orgánu řídícího její činnost, tedy může být zcela paralyzována. Dalším problémem v této souvislosti může být i nemožnost projednat řádnou účetní závěrku obchodní korporace, jejich nejvyšší orgány jsou totiž typicky právě v jarních měsících svolávány za účelem projednání a schválení řádné účetní závěrky.

Platná právní úprava upravuje alternativu k běžnému zasedání orgánů obchodních korporací a družstev a umožňuje, aby tyto orgány rozhodovaly s využitím technických prostředků nebo aby se rozhodovalo mimo zasedání orgánu v písemné formě (tzv. rozhodování „per rollam“). Rozhodování s využitím technických prostředků je alternativou k rozhodování na zasedání orgánu, které je řádně svoláno a koná se, avšak bez fyzické přítomnosti členů orgánu. Tito se vzájemně spojí přes různé formy komunikace na dálku (např. Skype, Microsoft Teams, WebEx apod.), popřípadě přes systém vytvořený samotnou právnickou osobou či jakýkoli jiný technický nástroj, který však musí umožňovat identifikaci členů orgánu, aby bylo zajištěno, že rozhoduje a hlasuje skutečně člen orgánu.   

Pokud jde o rozhodování per rollam, tak v tomto případě sezasedání orgánu právnické osoby nekoná vůbec a celý proces přijímání rozhodnutí orgánu probíhá písemně, v listinné nebo elektronické podobě. Rozhodování per rollam konkrétně probíhá tak, že statutární orgán v případě rozhodování nejvyššího orgánu (v případě jiných orgánů by se mohlo jednat např. o předsedu orgánu) rozešle všem členům orgánu (poštou, datovou schránkou, e-mailem, smskou – záleží na stanovených podmínkách rozhodování) návrh rozhodnutí, který by měl obsahovat všechny podstatné náležitosti (identifikační údaje členů orgánu, návrh rozhodnutí, pravidla pro zaslání vyjádření člena orgánu – v jaké lhůtě, komu jej zaslat apod., podklady nutné k přijetí rozhodnutí atd.). Člen orgánu v učené lhůtě zašle své vyjádření k návrhu rozhodnutí v souladu se stanovenými pravidly (např. poštou, datovou schránkou, e-mailem, smskou – záleží na podmínkách rozhodování), přičemž příslušný zákon v případě některých právnických osob a některých rozhodnutí stanoví i formu vyjádření člena orgánu (např. úředně ověřený podpis nebo notářský zápis). Pokud se člen orgánu k návrhu rozhodnutí nevyjádří, je zákonná koncepce nastavená tak, že s přijetím navrhovaného rozhodnutí nesouhlasí. Po uplynutí lhůty k vyjádření statutární orgán (či jiná osoba, která rozhodování zahájila), vyhodnotí jednotlivá zaslaná vyjádření členů orgánu a sečte jejich hlasy. Většina potřebná pro přijetí se počítá ze všech členů orgánu. Výsledek rozhodování (přijetí či nepřijetí rozhodnutí) musí být všem členům orgánu oznámen co nejdříve. Nutno dodat, že rozhodování per rollam v družstvech, v nichž plní působnost členské schůze shromáždění delegátů, je za normální situace výslovně zákonem o obchodních korporacích zakázáno, Lex Covid nicméně tento zákaz po dobu trvání mimořádného opatření při epidemii prolamuje.

Každopádně, aby mohly být výše uvedení distanční způsoby rozhodování použity, musí tak být (zpravidla¹) stanoveno v zakladatelském právním jednání právnické osoby. Mnoho právnických osob přitom neočekávalo současnou mimořádnou situaci a zaváděná opatření při epidemii, proto tento způsob rozhodování v zmiňovaných dokumentech předem neupravilo.

S ohledem na uvedené tak Lex Covid umožňuje rozhodování s využitím technických prostředků nebo rozhodování per rollam i v případech, kdy taková možnost rozhodování není upravena v zakladatelském právním jednání. Jinak řečeno podle Lex Covid může každý orgán právnické osoby rozhodovat s využitím technických prostředků nebo mimo zasedání v písemné formě (tzv. per rollam) avšak pouze po dobu trvání tzv. mimořádného opatření při epidemii. Tímto mimořádným opatřením při epidemii se pro účely Lex Covid konkrétně rozumí všechna opatření, která byla (nebo teprve budou v době epidemie COVID-19 vydána) příslušnými státními orgány dle následujících zákonů a podmínek:

1. krizové opatření podle § 2 písm. c) krizového zákona přijaté vládou České republiky v době nouzového stavu,
   
2. mimořádné opatření vydané v roce 2020 Ministerstvem zdravotnictví na základě § 69 odst. 1 písm. b) nebo § 69 odst. 1 písm. i), § 69 odst. 2 a § 80 odst. 1 písm. g) zákona o ochraně veřejného zdraví k ochraně obyvatelstva a prevenci nebezpečí vzniku a rozšíření onemocnění COVID-19 způsobené novým koronavirem SARS CoV-2,
   
3. mimořádné opatření vydané v roce 2020 krajskou hygienickou stanicí na základě § 69 odst. 1 písm. b), § 69 odst. 2, § 82 odst. 1 a § 82 odst. 2 písm. m) zákona o ochraně veřejného zdraví k zamezení dalšího šíření onemocnění COVID-19 způsobené novým koronavirem SARS CoV-2.

Tímto krokem se tedy minimálně části právnických osob umožní rozhodovat bez osobního setkání se.

Nicméně důležité je, aby v případě těchto distančních forem rozhodování byly splněny příslušné podmínky takového rozhodování upravené jednotlivými zákony (například občanský zákoník stanoví další pravidla pro společenství vlastníků jednotek a zákon o obchodních korporacích pro kapitálové společnosti a družstva). Určité zákonné podmínky rozhodování se z povahy věci uplatní u všech právnických osob (např. pravidlo o tom, že při rozhodování mimo zasedání se většina potřebná pro přijetí rozhodnutí počítá ze všech členů orgánu). Obdobně v případě, kdy právnická osoba má v zakladatelském právním jednání upravené podmínky rozhodování s využitím technických prostředků nebo rozhodování per rollam, musí být tyto podmínky dodrženy, nelze je tedy obejít pod rouškou mimořádného opatření při epidemii. Nestanoví-li zákon nebo zakladatelské právní jednání podmínky rozhodování, určí je v případě nejvyššího orgánu statutární orgán, v případě jiných orgánů (statutárních, kontrolních či jiných) pak určí podmínky sám tento orgán. Je důležité upozornit, že jde především o technické podmínky rozhodování, nikoli podmínky, jejichž určení je při absenci ujednání v zakladatelském právním jednání vyhrazeno příslušnému zákonu (např. usnášeníschopnost a počet hlasů potřebných pro rozhodnutí). Dané podmínky musí být členům orgánu oznámeny (např. e-mailem), a to v dostatečném předstihu před samotným rozhodováním tak, aby se všichni členové mohli na rozhodování za určených podmínek řádně připravit. „Dostatečný předstih“ pak bude třeba posuzovat vždy ve vztahu ke konkrétnímu případu, a to podle toho, o kterou právnickou osobu a o který orgán se bude jednat a podle toho, jak probíhají procesy uvnitř této právnické osoby za standardních okolností.

Bylo-li rozhodování orgánu právnické osoby s využitím technických prostředků svoláno nebo rozhodování per rollam zahájeno přede dnem skončení mimořádného opatření při epidemii, dokončí se podle těchto speciálních podmínek stanovených v Lex Covid. Nelze se tedy například následně dovolávat neplatnosti rozhodnutí orgánu z důvodu, že zakladatelské právní jednání neumožňuje takový způsob rozhodování, protože v době jeho zahájení úpravu v zakladatelském právním jednání nahradil právě Lex Covid.

V případě některých právnických osob však ani rozhodování s využitím technických prostředků nebo rozhodování per rollam ze zákona nezajistí efektivní fungování jejích orgánů – např. v případě velkých kotovaných akciových společností, velkých bytových družstev apod. V případě takových právnických osob pak hrozí, že nebude existovat akceschopný statutární orgán, jelikož členům statutárního orgánu může v době trvání mimořádných opatření při epidemii z různých důvodů skončit funkční období a orgán oprávněný k jejich volbě nebude moci zvolit nové členy. Pro takové případy tak Lex Covid po dobu trvání mimořádného opatření při epidemii automaticky prodlužuje funkční období členů voleného orgánu, ledaže s tímto prodloužením funkčního období nebude člen voleného orgánu dopředu souhlasit (člena voleného orgánu totiž nelze nutit vykonávat funkci proti jeho vůli, je zřejmé, že z výkonu funkce plynou i související povinnosti a odpovědnost). V takovém případě musí člen orgánu doručit právnické osobě svůj nesouhlas před uplynutím svého funkčního období. V případě nevyslovení nesouhlasu se funkční období člena orgánu prodlužuje do uplynutí 3 měsíců ode dne následujícího po dni skončení mimořádného opatření při epidemii; to platí i tehdy, uplyne-li funkční období v době 1 měsíce ode dne následujícího po dni skončení mimořádného opatření při epidemii.  Cílem tohoto pravidla je nastavit určitou „ochrannou dobu“ po skončení mimořádného opatření při epidemii, než se situace alespoň částečně normalizuje a bude opět možné rozhodovat dle standardních rozhodovacích mechanismů.

Pokud v jiném případě uplynulo funkční období člena voleného orgánu v době mezi dnem přijetí mimořádného opatření při epidemii a dnem nabytí účinnosti Lex Covid, jeho funkce se obnoví, souhlasí-li s tím a nebyl-li v době mezi dnem přijetí mimořádného opatření při epidemii a dnem nabytí účinnosti tohoto zákona za něj zvolen, jmenován nebo jinak povolán jiný člen voleného orgánu. Funkce člena voleného orgánu se obnoví dnem doručení souhlasu s obnovením funkce právnické osobě a zaniká uplynutím 3 měsíců ode dne následujícího po dni skončení mimořádného opatření. Daná úprava tedy míří na ty členy voleného orgánu, kterým zanikla funkce v době mezi vyhlášením mimořádného opatření při epidemii a dnem nabytí účinnosti Lex Covid. V tomto případě se tak nejedná o prodloužení funkčního období člena voleného orgánu, nýbrž o obnovení funkce ex nunc. I v tomto případě však platí, že s obnovením funkce musí člen voleného orgánu souhlasit. Na rozdíl od „prodloužení“ funkce však člen voleného orgánu projevuje souhlas s „obnovením“ funkce (a nikoli nesouhlas s „prodloužením“ funkce), tedy v případě jeho pasivity se funkce automaticky neobnoví. Funkce člena voleného orgánu se obnoví dnem doručení souhlasu s obnovením funkce právnické osobě a zaniká stejně jako v případě prodloužení funkčního období uplynutím 3 měsíců ode dne následujícího po dni skončení mimořádného opatření při epidemii.

Problém se zajištěním akceschopného statuárního orgánu právnické osoby se v Lex Covid řeší i tzv. kooptací, tedy volbou člena orgánu samotnými členy orgánu, neklesne-li jejich počet pod polovinu, a to opětovně i v případech, není-li taková volba připuštěna v zakladatelském právním jednání. Kooptace probíhá konkrétně tak, že orgán jmenuje náhradní členy do příštího zasedání orgánu, který je oprávněný členy zvolit nebo jmenovat, přičemž k přijetí rozhodnutí je třeba souhlasu všech stávajících členů orgánu, neurčuje-li zakladatelské právní jednání jinak. Pokud není možnost kooptace upravena v zakladatelském právním jednání (zejména jaká většina členů je potřebná pro zvolení nového člena – např. prostá většina, jednomyslnost apod.), platí, že pro zvolení nového člena je zapotřebí jednomyslného souhlasu stávajících členů tohoto orgánu. Smyslem tohoto opatření je nenarušit existující vztahy a nedat tak prostor pro případné konflikty mezi členy voleného orgánu. Kooptace bude s ohledem na výše zmíněné prodlužování funkční období členů voleného orgán přicházet v úvahu především tehdy, pokud zanikne funkce členů voleného orgánu z jiného důvodu, než je plynutí času, popřípadě také tehdy, zanikla-li funkce člena voleného orgánu před přijetím mimořádného opatření při epidemii (a nebyl zvolen nový člen) nebo nebude-li člen voleného orgánu souhlasit s prodloužením své funkce, jak bylo popsáno výše.

I po připuštění rozhodování s využitím technických prostředků a per rollam nemusí být každá právnická osoba schopna po dobu trvání mimořádného opatření při epidemii rozhodovat. Lex Covid proto rovněž prodlužuje lhůtu pro svolání valné hromady kapitálové společnosti a členské schůze družstva z důvodu projednání řádné účetní závěrky. Dle zákona o obchodních korporacích mají být nejvyšší orgány obchodních korporací a družstev svolány do 6 měsíců od skončení účetního období, což zpravidla bývá do 30. 6. příslušného kalendářního roku. Lex Covid tuto lhůtu prodlužuje o 3 měsíce ode dne skončení mimořádného opatření při epidemii, nejpozději tato lhůta nicméně uplyne 31. prosince 2020. Dané pravidlo explicitně adresuje jen valnou hromadu kapitálových společností a členské schůze družstva, neboť ostatním právnickým osobám příslušné zákony výslovně nestanoví lhůtu pro svolání nejvyššího orgánu za účelem projednání řádné účetní závěrky (např. v případě nadace je v ust. § 358 odst. 1 občanského zákoníku výslovně stanovena jen povinnost sestavit výroční zprávu v dané lhůtě). Je nutné zdůraznit, že prodloužením lhůty v daném případě nejsou dotčeny veřejnoprávní povinnosti právnických osob (např. povinnost podat daňové přiznání). Zákon o obchodních korporacích dále stanoví povinnost svolat zasedání nejvyššího orgánu i v jiných případech, konkrétně v případě kapitálových společností například na podnět kvalifikovaného společníka nebo za účelem projednání hrozícího úpadku. Lex Covid specificky tyto jiné případy neřeší a tak v konkrétním případě bude vždy záviset na poměrech panujících v právnické osobě. Důvodová zpráva k Lex Covid v této souvislosti uvádí, že pokud bude možné věc projednat s využitím technických prostředků nebo rozhodnout per rollam bez nepřiměřených obtíží, mělo by se tak stát. Pokud to však není možné nebo by to bylo nepřiměřeně obtížné, nebude dle důvodové zprávy statutární orgán odpovědný za porušení povinnosti svolat zasedání nejvyššího orgánu z důvodu mimořádných okolností nezávislých na jeho vůli².

V případě, že si v souvislosti s rozhodováním orgánů právnických osob po dobu trvání mimořádných opatření při epidemii COVID-19 nebudete jisti, jak správně v souladu s právem postupovat, neváhejte se na nás obrátit, rádi Vám poradíme.

---

Poznámky:

[1]     Např. shromáždění společenství vlastníků jednotek může rozhodovat mimo zasedání i bez výslovné úpravy v zakladatelském právním jednání jen v případě, kdy není svolané shromáždění způsobilé usnášet se a osoba, která je oprávněna shromáždění svolat, navrhne v písemné formě do jednoho měsíce ode dne, na který bylo zasedání svoláno, aby vlastníci jednotek rozhodli o týchž záležitostech mimo zasedání.

[2]     Informace v  článku vychází z návrhu zákona o některých opatřeních ke zmírnění dopadů epidemie koronaviru SARS CoV-2 na osoby účastnící se soudního řízení, poškozené, oběti trestných činů a právnické osoby a o změně insolvenčního zákona a exekučního řádu a důvodové zprávy k tomuto zákonu ve znění ke dni 20.4.2020.